Był rok 1997, a ja już zdążyłem „liznąć” wielu różnych zajęć:
- wykonawstwa instalacji elektrycznych,
- pracy w ochronie,
- pozyskiwania zniżkodawców w modelu B2B,
- handlu obnośnego,
- handlu na targowisku,
- prowadzenia własnego sklepu spożywczego,
- pracy jako specjalista ds. zamówień publicznych u producenta stolarki okiennej,
- zarządzania 15-osobowym zespołem w MLM-ie.
To były czasy, gdy skakałem od okazji do okazji. Każde z tych zajęć było wtedy opłacalne i na dodatek, poza kasą, dało mi ogrom wiedzy i doświadczenia. W ramach stabilizowania życia rodzinnego (byłem już wtedy od dwóch lat żonaty) podjąłem pracę etatową. Powierzono mi drugie w karierze zawodowej stanowisko menedżerskie. Miałem kierować hurtownią spożywczą, a szefostwo postawiło mi ambitny cel – zrobić tam porządek.
Był październik, czyli w branży spożywczej przeddzień „żniw”, czyli wzmożonego ruchu przed świętami Bożego Narodzenia. W okresie listopad-grudzień branża notowała czterokrotny wzrost obrotów w porównaniu z pozostałymi miesiącami roku.
Sytuacja, jaką zastałem, wyglądała mniej więcej tak:
- opóźnienia w dostawach do odbiorców,
- niezgodność towaru dostarczanego z zamówieniem,
- niezgodność dostawy z fakturą,
- malejące obroty, co było konsekwencją powyższych błędów.
Czas wzmożonego ruchu niezbyt sprzyjał wdrożeniu optymalizacji, bo wszyscy i tak pracowali na skraju wyczerpania, ale odrobina innowacji w organizacji pracy pozwoliła mojej załodze przetrwać ten czas, a ja mogłem wymyślić rozwiązania. Było to jeszcze przed rozpoczęciem moich studiów z rachunkowości i zarządzania. Nie czytałem nawet książek, z których mógłbym czerpać inspiracje do poszukiwania rozwiązań. Po wielu, wielu latach doszedłem do tego, skąd te kompetencje, ale o tym w innym wpisie.
W ciągu dwóch miesięcy zoptymalizowałem obieg dokumentów i wyeliminowałem błędy w dostawach do poziomu poniżej 1%. W ramach zmiany obiegu dokumentów zmieniłem nieco procedury i organizację pracy magazynu oraz kierowców. Efekty były widoczne natychmiast i prawdopodobnie dzięki temu osiągnęliśmy w tym okresie rekordowe obroty.
Bardziej drastyczna optymalizacja była możliwa do wdrożenia dopiero od nowego roku. Aby jednak ją wdrożyć, zaprojektowaliśmy, we współpracy z informatykiem, twórcą używanego przez nas programu do fakturowania i gospodarki magazynowej, zmianę, która umożliwiła totalne usprawnienie pracy w hurtowni.
Do wdrożenia zmiany należało się przygotować, a konkretnie zmienić ręcznie ponad 5 000 indeksów dla całego asortymentu z oferty hurtowni. Informatyk umożliwił nam pracę na naszej bazie danych, ale można było nad tym pracować dopiero po zakończeniu pracy hurtowni. Z pomocą jednej z fakturzystek, która była skłonna pracować do 1 w nocy, w kilka wieczorów „dokonaliśmy niemożliwego”. 1 stycznia mogliśmy uruchomić bazę danych w nowej konfiguracji i de facto optymalizacja na tym się zakończyła.
Kolejne miesiące dały efekt w postaci wzrostu obrotów o 30% w stosunku do roku poprzedniego w analogicznym okresie. Ilość błędów w dostawach spadła niemal do zera. Nie badaliśmy poziomu satysfakcji klientów, ale dało się zauważyć powrót niektórych z tych zniechęconych wcześniejszymi niedoskonałościami współpracy.
To były czasy! To była moja pierwsza optymalizacja i wspominam ją z wielkim sentymentem. Uważam ją za pierwszy swój sukces, który tym lepiej dziś smakuje, bo był osiągnięty bez znajomości wszystkich tych teorii naukowych, które poznałem dopiero po kilku latach na studiach.
Dziś, po ponad 35 latach pracy, dzielę się moim doświadczeniem i wiedzą z innymi przedsiębiorcami. Jeżeli chcesz skorzystać z mojej pomocy, zarezerwuj termin konsultacji klikając poniższy link: